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WORK

2018.05.24

【例文】ビジネス関係の方が入院! お見舞いメールの正しい書き方と送り方、わかってる?

友達や家族と違い、気を遣うのがビジネスの相手へのお見舞いです。入院先の病院にお見舞いにいくのも悩ましいし、かといってメールにはなんと書けば良いのか…。大変な時だからこそ失礼のないようにしたい…こんな時はどうするのが一番良いのか、多くの企業や大学でマナーを教えてきた北條久美子さんにお話を伺いました。

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【目次】
【お見舞い】そもそもお見舞いメールを出すこと自体がNGな場合も!
【お見舞い】仕事に関するメールも控えるのがマナー
【お見舞い】メールを出してOKな場合はどう書いたらいい?
【お見舞い】メールをもらったら、どんな返信をしたらいい?
【お見舞い】英語で書くならどんなフレーズを使ったらいい?
【お見舞い】メールは、相手の状況がわからない時には焦って出さない

【お見舞い】そもそもお見舞いメールを出すこと自体がNGな場合も!

ビジネスでお付き合いのある方へお見舞いメール、どんな文章ならOKなの?

…実は書き方という問題以前に、お見舞いメール自体を出さない方がいいというケースがあるので注意が必要、というのが今時のお見舞い事情のよう。

「例えば休日に野球で足を骨折してしまった。全治1ヶ月だけど精神的にはとても元気…というような、入院やお休みの理由がはっきりしている場合は、お見舞いメールはOKです。でも『ちょっとお休みいただいているんですよ』など、理由をぼやかしている場合は注意が必要です」(北條さん)

メール
(c)Shutterstock.com

短期間で治る怪我などと違い、鬱などメンタル面が理由だったり、長期の休養が必要な病気などの場合は、良かれと思って出したメールが相手の負担になってしまうこともあります。

メールは一度送付したら取り消しがきかない上に、相手の状態によっては何気無い言葉も深刻に受け取られる可能性があります。

良かれと思ったお見舞いメールが、返って相手の負担になってしまうこともあるので、お休みの理由がわからない場合は、お見舞いメールはまずは出さないのがビジネス上は正解です。

【お見舞い】仕事に関するメールも控えるのがマナー

場合によっては仕事の内容で確認したいことや、進捗状況を知らせたりしなくてはならないこともあるかもしれません。ですが病状がわからない相手にはそういうメールも控えるのがマナーです。

「普段何気なくやりとりしているビジネスメールも、体調を崩している時に見るのは大きな負担になります。仕事の遅れを気にしているのは誰よりもお休みしている本人。メールが来ればつい確認したくなりますし、メールの件名に仕事のことが書いてあったりすれば、気になってそれがストレスになります。

仕事を頑張っている人ほど、メールの受信数が増えていくのを見るのさえ、プレッシャーになることも。またメールを読んでしまったら、当然返信をしなくてはと思うので、それもお休み中の方には負担になってしまいます」(北條さん)

ダメ
(c)Shutterstock.com

でもお休みしていることを知りながら、全く何もしないのも失礼な気がしますよね。そういう場合は言伝(ことづて)がベストだそう。

「同じ部署の方を通して、お大事になさってくださいとお伝えください、などと伝えるのがベストです。同じ部署の方なら事情も知っているだろうし、どう伝えるのが負担にならないかわかるはず。

お見舞いの気持ちを持っていることを先方に伝えるだけで十分です。復帰されて、お元気になった本人にお会いしてからのご挨拶でも決して遅くはありません。むしろ相手の顔が見えないままメールを出す方が失礼になるかもしれない、と考えると良いですね」(北條さん)

【お見舞い】メールを出してOKな場合はどう書いたらいい?

お休みの理由が公にされている場合や、励ましの気持ちを伝えても問題がないケースももちろんあります。そういう場合は、どのような内容にしたら良いのでしょう。

ポイントは読む相手の負担にならない簡潔な内容にすること。北條さんに基本のお見舞いのメールの文例を教えてもらいました。

お見舞いメールの文例

メールの件名:お見舞い申し上げます(株式会社□□ 山田ナデシカ)

本文
株式会社○○○○○○部
○○○○様

株式会社Kireideの山田でございます。ご入院されたと聞き、大変驚いております。その後、お怪我の様子はいかがでしょうか。心よりお見舞い申し上げます。

納期の件などご心配でいらっしゃるかとは存じますが、●●様よりご連絡を頂戴しておりますので、どうかご安心下さい。

まずはご回復を第一に、ご静養くださいますようお願い申し上げます。
どうかお大事になさってください。尚、ご返信はお気遣いのないようお願いいたします。メールにて恐縮ですが、取り急ぎお見舞い申し上げます。
——————–
〒101-8001
東京都千代田区一ツ橋○-○-○
株式会社Kireide
メディア編集局
山田ナデシカ
TEL:03-****-****
FAX:03-****-****
Mail:○○@sigoto.co.jp
——————–


文章はできるだけシンプルに。急な入院に驚いていること、仕事の心配はしなくていいこと、返信は不要であることを入れるのがポイントです。親しさに応じて、この文例をアレンジして文頭や文末に一言加えてもOKです」(北條さん)

【お見舞い】メールをもらったら、どんな返信をしたらいい?

自分がお休みしている時、仕事相手や上司からお見舞いのメールを受け取ったら、どのように返信するのが良いのでしょうか。

病気
(c)Shutterstock.com

まず最初にお見舞いのメールをもらったお礼の気持ちを伝え、もし仕事で迷惑をかけている相手であれば、そのお詫びの言葉を。またもうすぐ退院や職場復帰のめどが立っている場合は、その報告を。返信は、体調が許すならばなるべく早めに出しましょう。

これは、出した相手が「もしかして…お見舞いのメールはしない方がよかったかな」といらぬ心配をしてしまうのを避けるためです。

【お見舞い】英語で書くならどんなフレーズを使ったらいい?

お花などお見舞いの品を送る時、品物だけでは味気ないし、長い手紙を添えるのも…という時は、英語のメッセージを書いて添えるのがオススメです。

気持ちも伝わり、大げさな感じにもなりません。お花屋さんに一緒に届けてもらうの際も、カードに書いた短いメッセージなら気軽に預けることができますよね。

英語メッセージ
(c)Shutterstock.com

気遣う気持ちが伝わる、シンプルな英語のメッセージの文例には以下のようなものがあります。

【お見舞いのメール】英語例文

I hope you will take good care of yourself.
(十分なご静養を)

I sincerely hope that you will be making a quick recovery.
(心よりご回復をお祈り申し上げます)

I hope it is going well and you will recover quickly.
(治療が順調に進み、早く退院されますようお祈りしております)

Please let me know if there is anything I could do to assist you when you return to work.
(復職時にお役にたてることがありましたら、ご連絡ください)

【お見舞い】メールは、相手の状況がわからない時には焦って出さない

ビジネスのメールであれば、間をおかずにすぐに反応するのがマナーですが、お見舞いのメールだけは話が別。

「あえてメールをしないという心遣いの方が、辛い状況の中にいる相手にとっては何よりのお見舞いになることもあります。状況がわからずに慌てて出すお見舞いメールは、内容次第ではマイナス効果にもなりかねません。相手の身になって考えて、メールを出すか、部内の人への言伝にするか、復帰の知らせを待ってご挨拶するか、慎重に判断しましょう」(北條さん)

お休みされている方との親しさや、休んでいる理由、病状などによってお見舞いメールを出すタイミングや内容は変わります。ですが、体調を気遣ったり復帰を待っているという気持ちを伝えることはとても大切。

その気持ちを上手に伝えることができれば、以前より信頼が厚くなったり、より良好な関係を築くきっかけにもなります。

連絡をしても良い状況だと確認できたら、失礼のないよう、自分の気持ちを素直に表したお見舞いメールを送ってみましょう。

初出:Kireide

北條久美子

ほうじょう・くみこ
キャリアカウンセラー・研修講師として全国の企業や大学などで年間 約2,500人へビジネスマナーやキャリアの研修・セミナーを行う。現在はライフスタイリストとしてワーク(仕事)寄りだった人生を、生きること=ライフにシフト中。ジュエリーブランドBRILLIANCE+の執行役員・株式会社Surpassの顧問として企業の人財育成や教育体系の構築にも携っている。イラスト豊富でわかりやすい最新著作『仕事の基本 社会人1年生大全』が好評発売中。詳しくはこちら▶

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